Jak na redesing procesu

Proces většinou vyžaduje optimalizaci nebo redesign v případě, že nesplňuje očekávání: máme problém s kvalitou služby, dodávka služby je příliš drahá nebo trvá příliš dlouho, než službu dodáme. Spousta firem se pouští rovnou do aplikaci řešení (musíme standardizovat, musíme automatizovat, musíme ….) a na tom pohoří. Jako první je třeba přesně určit, kdo je zákazníkem procesu (komu službu dodáváme) a co tento zákazník vlastně přesně a jak moc potřebuje. A potom specifikovat, k čemu na procesu dochází, jaký vlastně problém máme a s jakým dopadem na náš business. Následuje výpočet ztrát, které nám vznikají, protože neplníme požadavky zákazníka. Zjistíme tak, o jak závažný problém se jedná, a kdy a kde má smysl se do redesignu nebo optimalizace pouštět.

Pokud důkladně neprozkoumáme současný proces (stav AS IS), nezjistíme, co přesně způsobuje problém specifikovaný se zákazníkem. Bez odhalení skutečných příčin vzniku problému pak riskujeme zbytečnou optimalizaci. Náš redesign by v takovém případě znamenal pouze vyhozené peníze a ztracený čas věnovaný řešení pouhého symptomu než pravé příčině.

Optimalizace procesu nebo jeho redesign se nedá řešit stejným přístupem jako denní operativa. Přistupuje se k němu jako k projektu, který má určité fáze. Ten, kdo se do toho pouští, nemusí být zkušený project manager s certifikací, ale měl by umět odřídit malý nebo středně velký projekt. Metodika DMAIC byla speciálně navržená pro řízení projektů, které mají za cíl redesign a optimalizaci procesů bez potřeby. Na rozdíl od klasických projektových metodik není náročná a zvládne ji každý.