Jak mít meeting pod kontrolou

Jestliže nepoužíváme dostatečně nástroje pro efektivní meetingy a nemáme pro každý předem domluvené role (facilitátor, time keeper, zapisovatel MoM), těžko můžeme řídit meeting dobře,  natož s klidem a elegancí. A meeting, který není pod kontrolou,  pravděpodobně nedosáhne cíle v daném čase.

Facilitátor je zodpovědný za to, že skupina lidí na setkání ve vymezeném čase splní účel této schůzky, očekává se tedy, že meeting facilituje /moderuje. Jakmile má tuto zodpovědnost, musí k tomu mít i určité pravomoci.  A jednou z důležitých pravomocí je právo vstoupit do hovoru. Nejen  moderovat meeting, ale i umět diplomaticky stopnout  řečníka nezávisle na jeho pozici v hierarchii firmy, by mělo patřit k základním dovednostem každého facilitátora / moderátora schůzky.

Definování rolí, selekce stakeholderů do dvou skupin:  accountables, u kterých je povinná přítomnost, protože mají právo rozhodovat, a informed, kteří potřebují pouze informace ze schůzky, příprava před meetingem, domluvená agenda, time sloty, srozumitelně zapsané MoM  a respektovaná pravidla ve firmě patří k základním nástrojům produktivních meetingů. Pokud je nechceme nebo neumíme dobře používat, riskujeme, že plýtváme nejen svým časem v zasedačce.